آیا تا بحال شده است مدیریت جلسات کاری بر عهده‌ شما باشد؟ اگر تجربه‌ این کار را دارید حتما می‌دانید که مدیریت جلسات اصلا کار آسانی نیست. وقتی اسم جلسه می‌ آید یک تصویر خسته‌کننده به ذهن‌مان می‌رسد: چند نفر دارند با گوشی‌های هوشمندشان بازی می‌کنند، بعضی‌ها چُرت می‌زنند و دائما از خودشان می‌پرسند: «پس کِی تموم میشه؟» جلسات کاری ساعت‌ها ی زیادی را در طول روز به خودشان اختصاص می‌دهند؛ اما اغلب افراد فکر می‌کنند که این جلسات وقت‌شان را هدر می‌دهند و البته در اغلب مواقع همین‌طور هم هست! اما خب راه‌ های زیادی وجود دارند که می‌توانید مدیریت جلسات کاری را به دست بگیرید و از آنها به مؤثرترین شیوه استفاده کنید تا همکارانتان انرژی بگیرند، به وجد بیایند و برای انجام کارشان مشتاق‌تر شوند. این پست را بخوانید تا با نکته‌های مؤثری برای مدیریت جلسات آشنا شوید.

هدف‌ از برگزاری جلسه را مشخص کنید

هر جلسه باید هدف مشخص و روشنی داشته باشد. قبل از اینکه دیگران را به جلسه دعوت کنید، از خودتان بپرسید: «در این جلسه قراراست به چه چیزی برسیم ؟» قرار است کادر مدیریت جدید را به آنها معرفی کنید یا خط مشی تازه را با آنها در میان بگذارید؟ می‌خواهید در مورد یکی از مشکلات شرکت با آنها مشورت کنید یا قرار است در مورد یک مسئله‌ی خاص تصمیم‌گیری کنید؟

افرادی را به جلسه دعوت کنید که حضورشان لازم است

زمانیکه برای یک جلسه برنامه‌ریزی می‌کنید، به این فکر کنید که چه کسی واقعا لازم است حضور داشته باشد؟ اگر می‌خواهید یک تغییر را اطلاع‌رسانی کنید باید کسانی را دعوت کنید که از این اطلاع‌رسانی تأثیر می‌گیرند. اگر قرار است یک مشکل را حل کنید، کسانی را دعوت کنید که اطلاعات خوبی دارند و می‌توانند در حل این مسئله به شما کمک کنند. اگر افراد حاضر در جلسه فکر کنند که موضوع جلسه به آنها ارتباطی ندارد یا از این مسئله اصلا سر در نمی‌آورند، این جلسه برای‌شان کسل‌کننده می‌شود و وقت‌شان با شرکت کردن در آن هدر می‌رود.

 به زمانبندی توجه ویژه ای داشته باشید

مسائلی را که قرار است در جلسه مطرح شوند، در قالب یک دستور جلسه بنویسید. باید یک زمانبندی مشخص داشته و زمان مورد نیاز برای هر بخش از جلسه را مشخص و آن را برای همه‌ی افرادی که در جلسه حضور داشتند، ارسال کنید.

در زمان شروع جلسه آن برنامه‌ی زمانی را روی تخته بنویسید یا روی صفحه‌ی نمایش بگذارید. این کار که یکی از روش‌های مدیریت جلسات است و باعث می‌شود که تمرکز افراد حاضر در جلسه حفظ شود.

اجازه دهید همه افراد حاضر در جلسه در صورت تمایل اظهار نظر کنند

هیچ چیز به اندازه‌ی زیاد حرف زدن یک نفر، جلسه را از مسیرش خارج نمی‌کند. اگر دیدید کسی بیش از حد صحبت می‌کند سریعا ( و البته با رعایت ادب) او را متوقف کنید. بگویید: «از توجه شما خیلی سپاس‌گزاریم اما باید به دیگران هم فرصت بدهیم که نظرات‌شان را بیان کنند تا بتوانیم یک تصمیم درست و جامع بگیریم»

جلسه را در زمان های تعیین شده از قبل شروع و به پایان برسانید

وقتی مسئولیت مدیریت جلسات با شماست، اگر به موقع آن جلسه را شروع و به پایان برسانید و به عنوان یک فرد منظم شناخته شوید، می‌بینید که چطور همکاران‌تان به جلسه توجه می‌کنند. وقتی شما برای وقت آنها ارزش قائل شوید، آنها هم به شما احترام می‌گذارند.

یک نکته‌ی دیگر در مورد زمان: جلسات‌تان نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشند. 60 دقیقه بیشترین زمانی است که  کارکنان  حواسشان جمع و متمرکز است.

در ابتدای جلسه از حاضرین خواهش کنید، گوشی و تبلت خود را خاموش کنند

واقعیت این است که اگر افراد اجازه داشته باشند که با خودشان تبلت یا تلفن همراه هوشمندشان را بیاورند، دیگر کسی به جلسه توجه نمی‌کند و در مباحث آن شرکت نمی‌کند. در عوض ایمیل می‌دهند، در اینترنت می‌چرخندو دائما باید تذکر بدهید: «لطفا به من توجه کنید.»

نوشتن صورتجلسه را فراموش نکنید

همان‌قدر که نوشتن دستور جلسه پیش از جلسه می‌تواند مفید باشد و از بی‌نظمی و پریشانی جلسه جلوگیری کند، نوشتن صورت جلسه پس از جلسه هم می‌تواند تضمینی برای پیگیری بهتر توافق‌ها و تصمیم‌ها باشد.

حتی اگر یک جمع کوچک دو سه نفری هستید، باز هم صورت جلسه بنویسید و نگویید که ما جمع کوچکی هستیم و همه‌ی توافق‌ها در خاطرمان می‌ماند (حداقل خاصیت صورت‌ جلسه این است که به «حافظه‌ی کسب و کار شما» تبدیل می‌شود و پس از چند ماه یا چند سال، می‌توانید روند تغییرات کسب و کارتان را ببینید و ارزیابی کنید).

بعد از جلسه حتما موارد ذکر شده در صورتجلسه را پیگیری کنید

طبیعی است که افراد مختلف بعد از یک جلسه، نظرها و برداشت‌های متفاوتی در مورد مباحث آن داشته باشند. برای اینکه احتمال اشتباه را کاهش بدهید، بعد از جلسه یک ایمیل برای هر کدام از افراد حاضر بفرستید و در آن نکات مهم را مشخص و پررنگ کنید و بگویید که این جلسه چه دستاوردهایی داشته و مسئولیت‌های افراد، کارهایی که باید انجام دهند و تاریخ تحویل کار را به آنها یادآوری کنید. به این ترتیب همه‌ی افراد یک برداشت مشترک خواهند داشت.

جلسات کاری می‌توانند باارزش و مولد باشند، فقط باید فوت و فن مدیریت جلسات را به خوبی بدانید تا موفق شوید.

منبع: Forbes